Google Apps for Education vs Office 365 for Education A2

Sekilas perbandingan fitur, fungsionalitas dan pengguna layanan free komputasi awan untuk pendidikan yang banyak digunakan di sekolah dan universitas Indonesia saat ini, yaitu Google Apps for Education dan Office365 for Education A2. Jenis layanan komputasi awan gratis tersebut adalah Software as Service.

Office 365 for Education merupakan versi Office 365 yang khusus diperuntukkan bagi dunia pendidikan (sekolah). Terdapat beberapa pilihan paket dalam Office 365 for Education ini, yaitu paket A2 (gratis), A3, dan A4. Perbedaan pada paket adalah berdasarkan besarnya biaya yang dibayarkan oleh pelajar, guru atau fakultas per bulannya untuk memperoleh kemampuan layanan yang sesuai yang diinginkan. Informasi tentang biaya yang dibayarkan dapat dilihat pada situs resminya untuk perbandingan paket Office 365 Education.

Google Apps for Education

Google Apps for Education

Salah satu teknologi Cloud untuk collaboration yang dimiliki Google dan sudah digunakan oleh jutaan pelajar, akademisi dan ribuan universitas di seluruh dunia dan sekolah adalah Google Apps for Education atau dikenal dengan istilah GAFE. Tidak seperti produk komputasi awan Office 365, layanan komputasi awan yang diberikan Google untuk dunia pendidikan adalah gratis dan akan terus gratis untuk seterusnya, tidak terdapat pilihan paket berbayar seperti dalam paket Office 365 for Education.

Perbandingan Fitur

Saya membandingkan fitur kedua layanan free komputasi awan berdasarkan kategori dan aspek fungsionalitas/layanan yang diberikan dan cakupan versi gratis masing-masing teknologi yang digunakan. Perbandingan berdasarkan fungsi layanan komputasi awan diantara keduanya adalah sebagai berikut:

  • Email. Baik Office 365 for Education maupun Google Apps for Education sama-sama menyediakan layanan email gratis bagi penggunanya. Untuk saat ini, pada saat saya mempublish artikel ini, Office 365 menyediakan 50GB dan Google Apps for Education menyediakan 30GB. Namun jika dilihat dari fiturnya, lebih unggul dikarenakan google menyediakan fasilitas satu account untuk semua layanan, sehingga sangat memudahkan bagi penggunanya.
  • Drive. Selain sama-sama menyediakan aplikasi Office berbasis web, keunggulan Google adalah tersedianya aplikasi formulir online yang tidak ada pada produk Office 365 for Education.
  • Video. Semua pengguna sebagian besar bahkan hampir seluruhnya mengenal Youtube, media layanan komputasi awan dimana kita dapat menikmati video yang diunggah oleh seluruh pengguna internet di seluruh dunia. Teknologi Youtube diintegrasikan dalam Google Apps for Education, dan dalam hal ini Office 365 for Education tidak memiliki layanan untuk video dengan kuota tidak terbatas ini.
  • Kalender. Kelebihan kalender Google adalah terintegrasi dengan Google Places serta kemudahan dalam kolaborasi antar penggunanya.
  • Jejaring Sosial atau sosial media. Hanya Google yang menyediakan fasilitas ini dalam produk Google Plus (Google+). Kalangan akademisi di seluruh dunia sebagian besar memilih Google Plus dibandingkan Facebook untuk publikasi secara online, salah satu faktor penyebabnya adalah karena Facebook semua konten didalamnya dalam link no-follow, sedangkan Google Plus menggunakan do-follow, hal ini berarti konten yang dibuat di Google Plus dapat ditelusuri dari berbagai mesin pencari yang ada di perangkat internet.
  • Foto. Google Apps for Education selain mengintegrasikan fitur video juga menyediakan layanan komputasi awan dimana kita dapat mengunggah foto-foto kita secara aman di server Google dan dapat kita publikasikan atau hanya sebagai media penyimpanan privat.
  • Jumlah user pada layanan Google Apps for Education tidak ada pembatasan jumlah User dalam mengimplementasikan Google Apps for Education, berbeda dengan Office 365 for Education A2.
  • Keamanan data. Keamanan (security) data yang diintegrasikan dengan Google Apps for Education setangguh server cloud computing Google itu sendiri. Microsoft tidak memberikan jaminan aktif 99% bagi layanan yang gratis ini, berbeda dengan Google yang memberikan 99% bagi layanannya yang gratis.
  • Sebagian aplikasi Office 365 for Education yang dipasang ini tidak dapat diakses dengan baik menggunakan smartphone android yang saat ini paling banyak digunakan, karena lebih dioptimalkan pada smartphone berbasis sistem operasi windows mobile. Padahal sebagian besar pengguna smartphone saat ini menggunakan Android dalam perangkat mereka.
  • Classroom. Classroom adalah alat baru yang akan hadir pada rangkaian Google Apps for Education pada akhir 2014. Alat ini dirancang untuk memaksimalkan waktu belajar-mengajar antara pengajar dan siswa. Bagi guru dan dosen, Classroom merupakan cara mudah untuk membuat, mengumpulkan, menilai, dan mengembalikan tugas menggunakan Google Apps tanpa selembar kertas pun. Pengajar dan siswa dapat mengakses Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan alat Google Apps for Education lainnya dari Classroom secara langsung.

Perbandingan Pengguna

Data mengenai pengguna untuk dua layanan diperoleh dari situs resmi penyedia layanan, situs web resmi universitas, dan dari brosur. Untuk daftar pengguna di sekolah saya tidak membahasnya karena keterbatasan informasi yang disediakan oleh situs resmi.

Office 365 for Education

Office 365 for Education

Pengguna Google Apps for Education

Kalangan pendidikan dan sekolah yang menggunakan Google Apps for Education dapat dilihat daftarnya pada situs resmi Google Apps for Education, yaitu di bagian kisah pelanggan. Berdasarkan hasil penelusuran, berikut beberapa universitas di Indonesia yang menggunakan layanan Google Apps for Education:

  • Universitas Indonesia. Google at Universitas Indonesia (https://plus.google.com/108613436171178736940)
  • UGM. Google at Universitas Gadjah Mada (https://plus.google.com/108334346540489227148)
  • Universitas Brawijaya. Google menyediakan Apps for Education untuk kampus yang disebut-sebut memiliki jumlah mahasiswa terbanyak di Indonesia ini. Mahasiswa Universitas Brawijaya bisa mengakses layanan melalui situs Gapura.ub.ac.id.
  • Universitas Padjajaran. Unpad bekerja sama dengan Google menghadirkan teknologi Google Apps For Education (GAFE) bagi kalangan civitas akademikanya untuk membantu komunikasi, berbagi dan bekerja sama secara online.
  • Universitas Pendidikan Indonesia. Untuk meningkatkan kinerja email dan aplikasi kolaborasi pembelajaran, UPI bekerja sama dengan Google menyajikan Google Apps for Education untuk seluruh civitas Universitas Pendidikan Indonesia. Telah dilakukan migrasi email dari Zimbra ke UPImail (Google Apps).
  • Universitas Airlangga. Google at Universitas Airlangga (https://plus.google.com/111108522421833364568)
  • Universitas Negeri Lampung (Unila). Unila dengan 29 ribu mahasiswa mendorong kegiatan perkuliahan semakin aktif tanpa harus selalu menggunakan media tatap muka. Saat ini kegiatan yang tidak terlalu membutuhkan tatap muka diefektifkan dengan menggunakan teknologi, misalnya pada proses koreksi atau bimbingan skripsi. Dengan demikian 80 persen tatap muka-seperti yang dahulu diterapkan pada sistem pembelajaran-dapat berkurang hingga 50 persen.

Selain itu terdapat sekitar 50 universitas lainnya yang menggunakan layanan free komputasi awan Google Apps for Education ini, beberapa diantaranya yang dapat dicari dengan googling adalah: Universitas Parahyangan, Universitas Negeri Semarang, Universitas Surabaya, dan Unisula.

Pengguna Office 365 for Education

Berdasarkan penelusuran di situs resmi Office 365 for Education tidak disertakan daftar universitas maupun sekolah yang menggunakan aplikasi tersebut sampai saat tulisan ini saya publish. Namun berdasarkan brosur yang saya dapatkan dari Micosoft beberapa waktu lalu, terdapat beberapa universitas dan sekolah yang menggunakan aplikasi ini: Universitas Bina Nusantara, Universitas Terbuka. Penggunaan teknologi internet dalam sistem pendidikan jarak jauh di Universitas Bina Nusantara dan Universitas Terbuka (UT) untuk mendukung kegiatan pembelajaran mahasiswa dan layanan lainnya. Setiap mahasiswa secara otomatis memperoleh email account dengan kapasitas 50 GB dan storage document. Fasilitas ini memungkinkan mahasiswa saling berkomunikasi, mengirim dokumen, dan menyimpan arsip penting lain, serta fasilitas untuk dapat melihat, membuka, membuat, mengubah dokumen secara online, dan membagi dokumen tersebut kepada dosen dan sesama mahasiswa.

Akhir kalimat, komputasi awan memberikan manfaat dalam kaitan paperless office/school, kolaborasi, publikasi dan peningkatan media pembelajaran secara online. Beberapa tahun ini saya juga telah mengelola layanan free komputasi awan untuk 6 domain sekolah dengan Google Apps for Education.