Mengapa Pemerintah (Indonesia) Harus Mengadopsi Open Document Format (ODF)?

Open Document IconBanyak pemerintahan negara-negara di seluruh dunia sudah mengadopsi Open Document Format (ODF), yaitu format dokumen dengan standar terbuka (open standard). Bagaimana dengan pemerintah Indonesia? Mengapa pemerintah Indonesia harus mulai mengadopsi ODF?
“Tag” yang saya gunakan untuk menemukan jawabannya adalah: document format, close document format (proprietary format), open document format (odf), open standard, pemerintah, dan free/open source software (foss).

Bagi rekan-rekan pengguna Free/Open Source Software (FOSS), jika ingin mengunduh tulisan/dokumen ini dalam format OpenDocument Text (.odt) silahkan klik di sini. (Lisensi-nya Copyleft lho.. 🙂 Silahkan mendistribusikan, memodifikasi, memperbaiki, mencetak, dan menggunakannya). Rekan-rekan bisa menggunakan berbagai aplikasi pengolah kata berbasis FOSS untuk mengaksesnya (OpenOffice.org Writer, Abiword, KWord, dsb.)

Document Format (Format Dokumen )
Ketika kita membuat dokumen menggunakan komputer, baik berupa teks dokumen, pengolah angka, presentasi, dan sebagainya, hasilnya akan disimpan sebagai file data komputer. Format yang digunakan untuk menyimpan file tersebut disebut Document format. Ketika kita melihat ketersediaan format dokumen tersebut, secara umum ada 2, yaitu: Close (tertutup) dan Open (terbuka). Dalam “close” format, bagaimana cara data disimpan tidak dapat dilihat secara pasti (menggunakan model biner). Berbeda dengan format “open”, format penyimpan data-nya berbasis XML dan dapat diketahui secara transparan oleh penggunanya.
XML Open Document Format Untuk jelasnya, silahkan membuka file berekstension .odt (OpenDocument Text) yang saya sertakan dalam tulisan ini menggunakan aplikasi kompresi file (misal: File Roller – Aplikasi kompresi file di desktop manager Gnome), kita akan memperoleh informasi yang jelas tentang file tersebut dalam XML file yang disertakan. Caranya: klik kanan pada file “Mengapa Pemerintah Indonesia Harus Mengadopsi Open Document Format (ODF).odt”, kemudian pilih “Open With Archieve Manager – File Roller”. Rekan-rekan akan melihat bahwa file tersebut berisi beberapa file XML yang menginformasikan tentang dokumen.

Close Document Format (Proprietary Format) dan Konsekuensi Menggunakannya

  1. Pengguna tidak dapat merubah pilihan aplikasi office yang digunakan. Istilah lainnya adalah pengguna dikunci oleh aplikasi office yang digunakan tersebut. Beberapa format dokumen proprietary memiliki keterbatasan untuk dibuka dan dimanfaatkan oleh aplikasi lain dalam platform lain. Begitu juga memiliki masalah dengan kompatibilitas antar versinya sendiri.
  2. Ketika dokumen merupakan dokumen untuk publik (dapat dilihat, diubah, didownload, atau dicetak), maka setiap orang yang mengaksesnya harus memiliki aplikasi yang sama dengan pembuatnya.

Open Document Format (ODF) Adalah Format Dokumen Dengan Standar Yang Terbuka (Open Standard)
Salah satu konsep yang dikembangkan dalam dunia open source software adalah konsep format dokumen dengan standar terbuka (open document format). Ini berarti jika seseorang membuat sebuah program pengelola dokumen (saya lebih menyukai aplikasi office berbasis open source software), dia juga memastikan bahwa teknologi dibelakang format file tersebut dapat dipelajari, sehingga orang lain dapat mengadaptasi programnya untuk membaca dan/atau menyimpan dalam format file tersebut.

ODF menggambarkan sebagai proses terbuka dan transparan di OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) dan telah diakui secara resmi oleh (ISO) dan International Organization for StandardizationInternational Electrotechnical Commission (IEC) sebagai standar internasional bulan mei 2006, berupa ISO/IEC 26300. ODF mendukung pengambilan informasi dan pertukaran dokumen tanpa berhubungan dengan aplikasi atau platform yang digunakan ketika membuat dokumen tersebut, baik dengan menggunakan proprietary software maupun menggunakan Free/Open Source Software (FOSS). Informasi selengkapnya di http://en.wikipedia.org/wiki/OpenDocument.

Karakteristik format Open Document adalah:

  • Spesifikasinya berbasis XML untuk menampilkan dan menyimpan file data. Deskripsi isi dari file didokumentasikan dan hasilnya adalah terbuka (open): 1) meta.xml – informasi tentang dokumen (pembuat, waktu penyimpanan, …) 2) styles.xml – styles yang digunakan dalam dokumen 3) content.xml – isi dokumen utama (text, tables, graphical elements) 4) settings.xml – dokumen dan cara melihat isinya (misal magnification level dan printer yang dipilih)
  • Dipublikasikan tanpa batasan dan biaya
  • Tersedia secara free untuk diadopsi oleh dunia industri
  • Tersedia dan dapat diimplementasikan dalam berbagai aplikasi dan berbagai platform
  • Hanya tersedia secara terbuka, vendor yang netral, format standar untuk aplikasi office
  • Menyediakan akses dokumen yang tidak dibatasi oleh waktu, dan tidak tergantung dari aplikasi yang digunakan

Ekstension untuk nama file yang digunakan dokumen dalam format OpenDocument adalah:
.odt untuk pengolah kata (word processing)
.ods untuk pengolah angka (spreadsheets)
.odp untuk program presentasi (presentations)
.odg untuk pengolah grafik (graphics)
.odf untuk formula, mathematical equations

Aplikasi yang sudah menggunakan ODF sebagai format penyimpanan default, diantaranya adalah: OpenOffice 2.0, Abiword 2.4, Google Writer/Spreadsheet. Daftar software yang dapat digunakan untuk mengakses OpenDocument Format dapat dilihat di http://en.wikipedia.org/wiki/OpenDocument_software.

Beberapa negara yang sudah mengadopsi ODF: negara-negara Eropa (Belgia, Jerman, Inggris, Belanda, Amerika, Australia, Argentina, Brazil dan masih banyak negara lainnya. Silahkan mengunjungi http://en.wikipedia.org/wiki/OpenDocument_adoption untuk informasi selengkapnya.

Berikut beberapa alasan mengapa (pemerintah) Indonesia harus mengadopsi Open Document Format (ODF):

  1. Standarisasi format dokumen yang sama di badan pemerintah se-Indonesia. Agar proses penggunaan informasi antar badan pemerintah mudah dilakukan. Dimana dokumen dapat dibuka dan dimanfaatkan dengan menggunakan berbagai aplikasi dan platform yang berbeda yang ada di berbagai badan pemerintah tersebut.
  2. ODF menjamin aksesbilitas dokumen. Berdasarkan pada open standard, ODF menyediakan akses lebih dengan menjamin bahwa dokumen dapat digunakan ke depannya oleh semua orang, pada waktu yang tidak dapat ditentukan. Jangan sampai data-data yang penting suatu saat nanti tidak dapat diakses/dibaca lagi karena vendor pembuat formatnya tiba-tiba merubah format yang digunakan untuk menyimpan dokumen. Contoh kecil jika kita melihat MS Office versi terbaru yang sudah menggunakan docx, aplikasi dibawahnya tidak dapat digunakan untuk membuka format file tersebut. Kemudahan diakses oleh berbagai aplikasi office. Sebagai hasil dari standarisasi untuk format aplikasi office. Sertakan 1 file ODF (jika sudah memiliki Open Office, Abiword, dsb bisa digunakan untuk mengakses data tersebut, meskipun menggunakan platform yang berbeda – misal Windows).
  3. Setiap orang dapat menggunakannya. ODF dapat digunakan dalam berbagai platform dan aplikasi. Dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan data dan informasi bagi warga Indonesia, perlu digunakan format dokumen yang dapat diakses oleh semua orang. ODF dapat digunakan dalam berbagai platform dan aplikasi, sehingga solusi ODF merupakan pilihan yang baik. Jangan sampai pemerintah tergantung kepada vendor tertentu dan akhirnya menyulitkan dan merugikan kita sendiri.
  4. Implementasi untuk menggunakan ODF adalah dengan biaya rendah. Untuk mengakses dan mengimplementasikan dokumen yang menggunakan format terbuka, berdasar prinsipnya adalah free (tidak membayar biaya royalti). Aplikasi yang digunakan untuk mengaksesnya pun sebagian besar adalah free software, sehingga dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan di bidang pemerintahan, industri, pendidikan tanpa harus membayar biaya lisensi. Dan karena menggunakan lisensi free software, maka selamanya akan free. Bayangkan seandainya pemerintah pusat menggunakan format penyimpanan data pengolah kata .docx (menggunakan versi MSO terbaru) yang digunakan untuk komunikasi dengan pemerintah daerah, berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk mengganti semua aplikasi office yang digunakan saat ini oleh pemerintah daerah? Karena MS Office versi sebelumnya tidak dapat digunakan untuk mengakses data tersebut.
  5. ODF Menyediakan pilihan untuk aplikasi yang dapat digunakan untuk mengakses dokumen agar lebih dari satu vendor (tidak monopoli) yang dapat memberikan solusi ketika ada proyek di pemerintahan. Dengan menyediakan interopabilitas diantara aplikasi office, ODF menyediakan pemerintah dengan lebih banyak pilihan diantara persaingan vendor, termasuk apakah proprietary dan aplikasi open source. Memaksimalkan pilihan bagi pengguna akhir, open standar membuat fair dan lebih kompetitif pasar untuk mengimplementasikan standar. Mereka tidak mengunci pelanggan ke vendor atau group tertentu.
  6. ODF menawarkan inovasi yang memungkinkan Indonesia dapat mengembangkan aplikasi yang dapat digunakan untuk memproses dokumen dengan format terbuka (atau paling tidak mengadopsi FOSS untuk diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia, seperti OpenOffice berbahasa Indonesia (http://id.openoffice.org)).
  7. Dukungan support untuk ODF tersedia. Open Document Format dikembangkan, dipelihara dan dikontrol oleh organisasi standar terbuka, serta telah diakui dengan ISO/IEC 26300. Organisasi yang dimaksud adalah OASIS, ISO, IEC, OpenDocument Alliance, komunitas online OpenDocument, perusahaan pengembang Open Source software (SUN, IBM, dsb), dan sebagainya.

Free/Open Source Software dan Solusi Untuk ODF

  1. Mulai membuat dokumen dan menyimpannya dalam format ODF. Banyak FOSS yang mendukung ODF, sehingga FOSS dapat menjadi pilihan terbaik dengan biaya ‘free’ untuk memproduksi data/dokumen dengan format ODF. Karena jika memilih software propietary untuk ODF, permasalahan lisensi dan biaya akan menjadi masalah.
  2. Solusi untuk dokumen yang sudah menggunakan format proprietary adalah mengkonversinya ke dalam format Open Document. Pada aplikasi office yang biasa saya gunakan (OpenOffice.org), fitur ini tersedia dengan menggunakan menu Document Conventer.

Document Conventer pada OpenOffice.orgLangkah-langkah untuk mengkonversinya adalah (misal untuk dokumen MS Office):

  1. Aktifkan OpenOffice, pilih menu File -> Wizards -> Document Conventer
  2. Pilih Microsoft Office -> Pilih tipe dokumen (word, excel, powerpoint)
  3. Tentukan direktori tempat file yang akan dikonversi. Anda dapat mengkonversi file dalam beberapa direktori sekaligus, tentukan direktori tempat dokumen akan dikonversi dan tentukan lokasi penyimpanannya.
  4. Klik Convert dan Selesai. Selamat, Anda sudah memperoleh format dokumen Open Document.

Saya sangat optimis bahwa format Open Document akan semakin banyak dipakai dan tidak mustahil untuk menjadi format dokumen masa depan, sekaligus sebagai salah satu cara untuk meniadakan kesenjangan digital dan berbagi dokumen secara online. Pemerintah yang berperanan dalam layanan publik serta demi menerapkan standar format dokumen yang sama di seluruh Indonesia, sudah seharusnya sangat berkepentingan untuk mulai mengadopsi ODF. Solusi terbaik adalah mengadopsi ODF bersama dengan FOSS.

Saya sudah mulai mencoba, bagaimana dengan Anda.. 🙂 ?