Penggunaan Email Resmi Sekolah

Apakah Anda seorang guru karyawan atau tata usaha di sekolah? Sudahkah Anda memiliki akun email dengan domain level dua menggunakan domain sch.id? Jika saat ini Anda belum memilikinya, maka perlu ditanyakan kepada pimpinan sekolah atau pengelola TIK di sekolah mengapa belum dibuatkan akun dengan domain resmi untuk sekolah di Indonesia tersebut.

Mengapa harus email resmi? Jawabannya: (1) untuk pendistribusian dokumen resmi kedinasan di lingkungan sekolah dan terjalinnya komunikasi dan distribusi informasi secara cepat, akurat dan akuntabel di lingkungan sekolah. (2) kita bekerja di sekolah, komunikasi melalui email dalam urusan pekerjaan adalah atas nama sekolah, bukan atas nama pribadi. Tidak elok mengatasnamakan sekolah jika masih tetap menggunakan email pribadi. (3) Penggunaan email resmi saat ini sudah menjadi kebijakan di banyak Lembaga pendidikan, yang berwujud surat keputusan yayasan, peraturan menteri, peraturan universitas, dsb. (4) Domain sch.id yang menjadi root domain sekolah resmi didaftarkan di pengelola nama domain internet indonesia dan diakui secara hukum. (5) Penggunaan email resmi sekolah paling tidak menunjukkan kepedulian kita sebagai insan pendidikan terhadap Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, dan Permen Kominfo Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Nama Domain.

Sekolah mana yang menurut Anda lebih kredibel berdasarkan alamat email kontak berikut ini: sma[at]tarsisius2.sch.id atau sma_tarsisius[at]gmail.com? Saya yakin Anda akan memilih yang pertama. Manfaat terbaik dalam menggunakan email sekolah adalah setiap kali kita mengirimkan email, kita mempromosikan domain sekolah kita, bukan domain Gmail atau Yahoo. Email sekolah merupakan cara yang hemat biaya untuk memasarkan sekolah kita tanpa harus menghabiskan banyak uang.

Google Apps for Education

Google Apps for Education (GAFE) menawarkan penggunaan akun email dengan domain sch.id dengan besaran kuota yang tidak terbatas dan jumlah akun yang dapat mencukupi semua komunitas sekolah. Semua guru dan karyawan serta pimpinan sekolah dapat juga memiliki account email resmi tersebut. Masing-masing sekolah diberikan account email Google Apps for Education gratis dari Google. Bebas iklan, dukungan 7×24 jam tanpa biaya, dan miliki data Anda sepenuhnya. Dan yang terpenting, Google Apps for Education memberikan layanan enterprise Google gratis tanpa terbatas waktu. Selain layanan email, Google Apps for Education memberikan banyak layanan lainnya seperti Kelas, Drive, Kalender, Spreadsheet, Dokumen, dsb.

Akun Email Resmi Sekolah Dengan Domain sch.id

Yang dimaksud dengan akun email resmi adalah akun email yang menggunakan sch.id. Hanya ada 2 akun email resmi yang dikenal di lingkungan sekolah, yaitu: akun email jenjang sekolah dan akun email guru karyawan serta pimpinan sekolah.

Dokumen Kedinasan Yang Dapat Diditribusikan melalui Email

  • Naskah dinas surat: surat edaran, surat biasa, surat keterangan, surat perintah, surat izin, surat perjanjian, surat perintah tugas, surat perintah perjalanan dinas, surat kuasa, surat undangan, surat keterangan melaksanakan tugas, surat panggilan, pengumuman, laporan, rekomendasi, surat pengantar, berita sekolah, berita acara, notulen, memo, daftar hadir.
  • Data baik dalam bentuk: narasi, tabel, grafik maupun peta.
  • Dokumen gambar serta audio visual.
  • Informasi dari Website.

Prinsip Pendistribusian Naskah Dinas Melalui Email

  • Naskah dinas surat yang dikirim melalui Email sebagai lampiran, harus sudah diberi nomor, tanggal, tanda tangan Kepala Sekolah atau Wakil Kepala Sekolah beserta cap, yang diubah dalam format file (image).
  • Pengiriman file dengan ukuran besar bisa melalui layanan document sharing online.
  • Naskah yang dikirim diharap dalam format pdf kecuali format isian yang harus dikirim kembali.

Pengelolaan Akun Email Guru Karyawan dan Pimpinan Sekolah

  • Akun Email guru karyawan dan pimpinan sekolah hanya digunakan untuk keperluan kedinasan.
  • Password Email resmi hanya boleh diketahui oleh guru karyawan dan pimpinan sekolah yang bersangkutan.
  • Pengadministrasian Email diatur sendiri oleh guru karyawan dan pimpinan sekolah yang bersangkutan.
  • Jika terjadi mutasi guru karyawan dan pimpinan, semua datanya dapat dimigrasikan ke account email yang baru. Untuk akun email jenjang sekolah, passwordnya akan direset oleh pengelola domain Google Apps for Education.
  • Diwajibkan untuk menambahkan Signature (Tanda Tangan elektronik) dan Foto Profil, pengaturan untuk Signature:

[Nama Lengkap] [Jabatan]
[Jenjang Sekolah]
[Alamat Sekolah]
Telp: [Nomor Telp Sekolah] | Fax: [Nomor Fax Sekolah]
Email: [account-email-kita] | Web: [Alamat Web Sekolah → tanpa http)
Misalnya menjadi seperti berikut:
FX. Eko Budi Kristanto Staf Teknisi
Sekolah Tarsisius 2
Jl. Batusari Raya No. 12, Jakarta Barat
Telp: 021-5302502, 5363219 | Fax: 021-5493903
Email: fxekobudi[at]tarsisius2.sch.id | Web: www.tarsisius2.sch.id

  • Daftar akun email pengguna dalam satu domain dapat dilihat di bagian direktori kontak. Semua account email kontak jenjang sekolah, guru dan karyawan serta pimpinan pada satu domain sekolah dapat dibagikan juga dalam wujud Google Kontak CSV (Comma Separated Values) untuk digunakan di domain sekolah lainnya yang dapat diupload dalam daftar kontak guru karyawan dan pimpinan, sehingga tidak perlu lagi menanyakan alamat email satu sama lain.

Referensi:

  • Google for Education. https://www.google.co.id/intl/id/edu/
  • Pengelola Nama Domain Internet Indonesia. https://pandi.id/