Permasalahan Membentuk Divisi IT

Beberapa hari yang lalu saya berjumpa dengan teman saya, Budi. Budi bercerita 1 permasalahan lagi seputar Job Descriptionnya sekarang. Bahwa 2 minggu yang lalu dia mendapat surat tugas baru (belum dalam bentuk SK) untuk menjalankan fungsi dan tugas sebagai Kepala Bagian Teknologi Informasi di Divisi Pengembangan dan Pelatihan lembaga pengajaran. Dalam pelaksanaan tugas tersebut, Budi bekerja sama sebagai Tim dengan Pak A yang menangani Kurikulum Teknologi Informasi dan Komunikasi di Divisi Pengajaran dan Pak B yang menangani pengadaan dan maintenance peralatan TI di Divisi Pengadaan Barang Pelengkap Pendidikan. Kenapa fungsi Budi dan rekan-rekan ini bukan di Divisi Teknologi Informasi? Padahal Budi dan 2 rekan yang lainnya menjalankan fungsi dan tugas dalam bidang yang sama? Anda dapat menemukan jawabannya dalam tulisan saya tentang cerita Budi mengenai permasalahan awal tentang Job Description Orang IT. Dalam job descriptionnya disebutkan bahwa tugas dan fungsinya adalah mengembangkan sistem informasi, mengembangkan infrastruktur jaringan intranet/internet, penelitian dan riset penerapan teknologi informasi, dan peningkatan kualitas SDM akan penguasaan bidang TI.
Dalam cerita selanjutnya Budi memaparkan bahwa beberapa program yang akan dijalankan dalam 1 semester ini adalah:

  1. Menggiring opini pihak manajemen menuju terbentuknya divisi TI dan Pusat Kajian Teknologi Informasi (misi yang tidak disebutkan dalam surat tugas).
  2. Dalam sisi sistem informasi, membuat website (internet) dan sistem informasi aplikasi perkantoran terintegrasi (intranet) untuk tempatnya bekerja dan persekolahan.
  3. Perbaikan infrastruktur jaringan intranet/internet agar memiliki kemampuan yang lebih memadai.
  4. Memberikan pelatihan-pelatihan (Internet dan Intranet, Web, Linux, OSS) untuk meningkatkan kemampuan kualitas SDM-nya.
  5. Mensosialisasikan penggunaan OSS dalam aplikasi sehari-hari.

Budi menerima fungsi dan tugas baru ini dengan membawa misi sebagai orang IT (selain yang disebutkan dalam surat tugasnya) untuk mewujudkan sebuah divisi TI. Dimana jabatan sebagai kepala bagian teknologi informasi, kepala bagian kurikulum dan kepala bagian pemeliharaan dan perbaikan peralatan TI adalah job description yang ada dalam sebuah divisi IT, bukan di divisi lainnya. Berangkat dari komitmen bersama rekan-rekannya, jika dalam 1 semester sejak melaksanakan fungsi dan tugasnya ini misi tersebut tidak menunjukkan hasilnya, Budi akan menempuh jalan lain, yaitu mundur dengan alasan utama tidak dapat memujudkan misi tersebut.

Sejak awal menjadi karyawan di tempat kerjanya, Budi merasakan ada permasalahan besar yang sangat mendasar tentang peranan Teknologi Informasi (Komputer) bagi sebuah lembaga pendidikan dengan puluhan sekolah, ratusan karyawan, dan ribuan murid belum mendapat tempat dan diakui keberadaannya. Masalah besar yang memanggil hati kecil Budi bagaimana untuk menunjukkan yang seharusnya TI dapat berperanan dalam manajemen pendidikan dan administrasi sekolah. Dalam presentasi pertama Budi berkaitan tentang renstra dan program kerja bagian Divisi Litbang dan Diklat, ada 7 masalah pokok yang dihadapi sampai saat ini. (Maaf… Masalah ini menurut Budi intern untuk tempat kerjanya).

Komitmen awal yang dibangun Budi adalah bagaimana menunjukkan peranan TI dalam dunia pendidikan, sebagai alat bantu manajemen pendidikan dan administrasi sekolah. Komitmen tersebut terbantu dengan cita-cita mulia lembaga tempatnya bekerja yang tertuang dalam Visi, Misi dan Renstra Penyelenggaraan Pendidikan. Selanjutnya jalan yang Budi pilih adalah pendekatan dari sisi manajemen (kebetulan sejak pertama Budi bekerja di lingkup para pengambil keputusan). Membuat perencanaan, proposal, dan presentasi adalah salah satu jalan untuk menjelaskan kepada pihak manajemen. Tapi semua itu didahului dengan praktek langsung terhadap obyek (lab, ruang kantor guru dan administrasi sekolah, kantor pusat, dsb), sehingga pembicaraan berdasar fakta di lapangan.

Ide dan gagasan terwujudnya divisi TI sendiri sebenarnya sudah cukup lama menjadi sorotan dan opini publik di tempat kerjanya. Dengan fungsi dan tugas baru tersebut, menjadi tanggung jawab moral bagi Budi untuk bagaimana caranya agar divisi TI segera terbentuk. Cara pertama yang dilakukan Budi adalah membuat PROGRAM KERJA, SCHEDULE dan KEBIJAKAN PENGEMBANGAN TI untuk keseluruhan bidang kerjanya dalam RENCANA OPERASIONAL 1 tahun, dimana dalam pelaksanaannya selalu melibatkan 2 rekan yang lain untuk sebagai 1 Tim dalam tiap-tiap item program kerja. Dengan demikian, opini yang akan segera muncul adalah, jika semua program itu hanya bisa berhasil dan berjalan karena Tim dari 3 divisi yang sekarang, kenapa tidak digabungkan saja 3 orang dalam 1 Tim sebagai 1 bagian tersendiri, yang mungkin pada awal berdirinya adalah menjadi bagian dari salah satu ketiga divisi yang ada? Apakah Anda mau membantu Budi memberikan solusi baru?

Prinsip yang selalu dipegang teguh oleh Budi dalam menjalankan fungsi dan tugas barunya ini adalah:

  1. Apapun situasinya, Budi akan memberikan yang terbaik.
  2. Bertanggung jawab secara moral dan spiritual kepada lembaga, siswa dan orang tua siswa. Dan jika Budi merasa tidak dapat tanggung jawab tersebut, dengan kesadaran dan niat baik Budi akan mengundurkan diri dengan menyatakan tidak sanggup dan gagal dalam menjalankan tugas.
  3. Memberikan pertanggungjawaban secara moral kepada sesama orang IT.
  4. Menjunjung tinggi kode etik dan profesionalisme sebagai orang TI.
  5. Menyertakan campur tangan Tuhan dalam setiap perencanaan, pembuatan kebijakan, penelitian dan pelaksanaan pengembangan.

Dalam akhir pembicaraannya, Budi ingin menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua orang yang sudah membantu dan memberikan dukungan doa kepadanya. Budi menyebutkan bahwa mereka adalah kedua orang tuanya, istri, keluarga, rekan-rekan terdekat, rekan-rekan komunitas, almamater tempat sekolahnya dahulu, bapak/ibu pengajar, teman-teman semasa kecil. Dan terutama kepada Tuhan yang telah memberikan rencana besar dalam hidupnya. Budi menyerahkan semuanya kepada rancangan Tuhan, karena apapun rencananya Tuhan-lah yang berkehendak. “Rancanganku bukanlah menjadi Rancanganmu…”